Comment financer le mobilier de bureau de mon entreprise ?

L’achat d’un matériel de bureau ergonomique, adapté et de bonne qualité, représente une dépense non négligeable. Elle est cependant indispensable, pour garantir le bien-être des salariés. De plus, des salariés bien installés sont plus efficaces et produisent un travail optimal. Fauteuil, bureau… Des salariés qui pratiquent une activité sédentaire pourraient développer à la longue des troubles musculosquelettiques ou d’autres pathologies liées à leur position assise en permanence. Il existe heureusement plusieurs aides et subventions, accordées par l’État aux entreprises.

L’importance d’avoir un mobilier de qualité au travail

Passer de longues journées, pendant des années, devant un poste de travail inadapté peut provoquer des troubles musculosquelettiques et diverses autres maladies professionnelles. C’est pourquoi il est très important d’avoir un matériel ergonomique et confortable, d’autant plus s’il s’agit d’une activité sédentaire.

Rester assis toute la journée n’est pas bon pour le corps, qui a besoin de faire de l’exercice pour rester en forme.

Comme le précise le rapport annuel réalisé par l’Assurance Maladie, les troubles musculosquelettiques ont augmenté de près de 60 % en 10 ans. Il s’agit aussi de la première cause de maladie professionnelle indemnisée en France.

Les TMS ont des répercussions lourdes sur le moral des salariés et retombent sur tout le fonctionnement de l’entreprise. En effet, des salariés qui souffrent d’un matériel inadapté deviennent de moins en moins efficaces. On recense de plus en plus d’absentéisme et une forte baisse de productivité.

En conséquence, même l’image de l’entreprise finit par se dégrader.

Comment l’employeur peut-il financer les équipements des postes de travail ?

Si vous employez certains salariés en télétravail, vous avez l’obligation de prendre en charge tous les coûts liés à l'installation d'un poste de travail à son domicile.

Si le salarié doit s’équiper en achetant du matériel de bureau adéquat et ergonomique (fauteuil, table, meubles de rangement, lampe), ces frais seront considérés comme des frais professionnels.

Il est possible de choisir entre deux solutions : l’achat du mobilier par le salarié, pour le compte de l’entreprise, et le prêt de mobilier pour l’entreprise.

Si vous optez pour cette dernière solution, vous n’aurez pas de frais professionnels à rembourser au salarié. Si vous choisissez la première option, votre salarié deviendra propriétaire de son matériel et vous devrez lui rembourser 50 % des dépenses effectuées, prouvées par la facture.

Les entreprises peuvent-elles bénéficier d’aides pour prévenir les TMS ?

Pour bénéficier d’aides visant à prévenir les TMS, les entreprises doivent se rapprocher d’une Caisse d’assurance retraite et de la santé au travail (CARSAT). Les CARSAT sont des organismes de droit privé qui s’occupe de la gestion d’un service public. Ces organismes possèdent une double mission : améliorer les conditions de travail des salariés, quel que soit leur poste, et réduire le nombre comme la gravité des maladies professionnelles.

L’aide proposée par les CARSAT s’appelle TMS Pros Action. Elle peut s’élever à 50 % de l’investissement réalisé pour le poste de travail du salarié. L’investissement minimum est de 2 000 € HT et il peut atteindre un maximum de 25 000 €.

Attention, toutes les entreprises ne peuvent pas bénéficier des subventions des CARSAT. Elles doivent employer entre 1 et 49 salariés. Ces entreprises doivent aussi acheter du mobilier neuf et ergonomique pour optimiser les conditions de travail, et/ou proposer à leurs salariés des formations adaptées.

Pour faire la demande de subvention, il suffit de remplir le formulaire TMS Pros Action, puis de l’envoyer à la CARSAT dont dépend l’entreprise. Bien sûr, il ne faut pas oublier d’y joindre le devis du mobilier à acheter.

Comment financer un poste de travail ergonomique si vous souffrez de TMS ou que vous êtes en télétravail ?

En mai 2020, la firme Google a annoncé qu’elle mettait à la disposition de ses salariés une aide de 1 000 dollars pour leur permettre de s’équiper en mobilier de bureau ergonomique. De la même façon, si vous travaillez depuis chez vous, vous pouvez demander à votre employeur une aide financière pour acheter un bureau, un fauteuil et tout autre accessoire nécessaire à votre confort au travail.

C’est d’ailleurs une obligation de la part de l’employeur. Il doit vous fournir le matériel nécessaire à la bonne réalisation de votre travail. C’est pourquoi, avant de vous lancer en télétravail, il est conseillé de vous entretenir avec votre employeur, afin d’évoquer le sujet de vos conditions de travail. Parlez-lui du prix des accessoires comme du mobilier.

Par ailleurs, si vous souffrez de troubles musculosquelettiques reconnus par un certificat médical, votre employeur pourra bénéficier de certaines aides et subventions visant à acheter du mobilier adapté. Attention, pour qu’il obtienne ces aides, il faut que vous ayez en votre possession un certificat complété par votre médecin traitant.

Si vous êtes en situation de handicap, qui finance le matériel de bureau ?

Les personnes en situation de handicap ont généralement besoin d’un bureau adapté, à hauteur variable. Pour financer cet équipement, vous pouvez faire appel à l’Association de Gestion du Fonds pour l’Insertion Professionnelle des Handicapés (AGEFIPH). Cette association a pour mission d’aider les personnes handicapées et de favoriser leur emploi, tout en les soutenant financièrement lorsqu’elles en ont besoin.
L’AGEFIPH a la possibilité d’aider les personnes en situation de handicap, car elle perçoit chaque année une contribution financière de la part des entreprises qui n’atteignent pas le taux d’emploi de 6 % du personnel handicapé. Cette contribution financière concerne les entreprises employant plus de 20 salariés, dans le secteur privé comme dans le secteur public.

L’AGEFIPH propose deux formes d’aides différentes.
L’aide au maintien du travail pour compenser les surcoûts liés à la situation de handicap et l’aide à l’adaptation des situations de travail.
La première aide est versée aux entreprises qui emploient des personnes avec un handicap lourd, ayant une incidence sur le fonctionnement de la société. Elle est versée trimestriellement, en se basant sur le nombre d’heures travaillées déclarées.
La seconde aide est accordée aux entreprises qui doivent réaménager leur espace de travail ou acheter du nouveau mobilier pour s’adapter à la situation de la personne handicapée.